Consejos para mejorar la rentabilidad financiera de una empresa

*Importante, antes de comenzar* Ver más

En la experiencia de nuestros clientes en las aplicaciones de Finplan y Finvex nos hemos encontrado con las siguientes situaciones muy frecuentemente. Aquí les detallaremos las soluciones.

1. Estados financieros con información no real. La solución en revertir las diferencias. Ver más

2. Las empresas comerciales no pueden calcular el factor de costo de ventas de varias líneas con diferentes márgenes. La solución es sacar el costo ponderado. Ver más

3. Las empresas industriales tiene varios productos por cada línea y no pueden sacar el costo y precio ponderado de cada línea. La solución es agrupar productos por lotes. Ver más

Consejos para Finvex Ver más

Estados financieros con información incorrecta o no real

Datos en los estados financieros no reales. Sea que los ingresos o gastos no están completos, para esto se tiene que ajustar los estados financieros y es muy simple.

1. Ingresos no completos:
Puede ser que parte de los ingresos los facture otra empresa o cualquier otro motivo.
Solución: se revierte aumentando las ventas y el costo respetivo de esas ventas, la utilidad diferencial de este aumento se sumará a las utilidades en el capital y se aumentara el efectivo en el mismo monto para equilibrar el balance general.
Ejemplo:
Se omitieron ingresos por 20 pesos

Correción Correción
 Estado de resultados  Datos
 Se omitió 20 pesos de ventas
pero el costo esta bien.
( Se comporta como un
descuento de ventas )
 Datos
 Se omitió 20 pesos de ventas
pero el costo no esta bien.
( Se perdió una venta completa
con el inventario,
con un margen del 50% )
 Ventas   80     100     100  
 Costo   40     40     50  
 Utilidad Bruta   40     60     50  
 Gastos venta   15     15     15  
 Gastos administración   10     10     10  
 Utilidad operación   15     35     25  
 int   4     4     4  
 Uair   11     31     21  
 ISR   3.85     3.85     3.85  
 Utilidad neta   7.15     27.15     17.15  
 No se modifica el isr porque es una
correción para efectos de análisis.
Asiento de la utilidad
En balance se agrega efectivo 20 y
capital (utilidad) 20 pesos
 No se modifica el isr porque es una
correción para efectos de análisis.
Asiento de la utilidad
En balance se agrega efectivo 10 y
capital (utilidad) 10 pesos
Asiento del costo
Se disminuye inventario 10 y
se disminuye proveedores en 10

2. Gastos extraordinarios, como:
En ocasiones se presentas gastos que solamente vas a ser una vez y no forman parte de la operación normal de la empresa o cualquier otro motivo.
Solución: se elimina el gasto y se aumenta la utilidad, en balance se aumenta el efectivo y la utilidad resultante en el capital.
Ejemplo:
Se agregaron gastos por 10 pesos

 Estado de resultados  Datos
 Se agregaron 10 pesos de gastos
 Ventas   80     80  
 Costo   40     40  
 Utilidad Bruta   40     40  
 Gastos venta   15     5  
 Gastos administración   10     10  
 Utilidad operación   15     25  
 int   4     4  
 Uair   11     21  
 ISR   3.85     3.85  
 Utilidad neta   7.15     17.15  
 No se modifica el isr porque es una
correción para efectos de análisis.
Asiento de la utilidad
En balance se agrega efectivo 10 y
capital (utilidad) 10 pesos

¿Cómo comienzo a usar Finvex?

Las soluciones automáticas para importar datos son tres:

1. Manual
La más fácil pero tardada es esta forma pero igual la más segura en caso de que Finvex se utilice en una empresa pues es la más fácil, en caso de un despacho contable se convierte en impráctica.

2. Llenando tabla de Excel
Se proporciona una plantilla adecuada para la absorción de datos desde Excel que los colocan exactamente en los campos de Finvex, esto es recomendable para quienes ya tiene plenamente identificado las diferencias de que pudieran haber en nombres de las cuentas o de cuentas a aglutinar.

3. Exportar datos desde CONTPAQi®
Esta opción se recomienda quien tiene pleno conocimiento del uso del software CONTPAQi® y tenga conocimientos contables, ya que al absorber la cuentas de CONTPAQi® posicionar las cuentas al catálogo de Finvex mediante el uso de mouse, así también, las cuentas se necesitasen aglutinar de una manera fácil y rápida.

Se recomienda que tenga lo estados financieros en pantalla o impresos para comparar el estado financiero de CONTPAQi® con el subido a Finvex. Si se equivoca al posicionar una las cuentas con el mouse puede hacer lo contrario, es decir, seleccionar la cuenta equivocada y ponerla en el lugar correcto.

Las diferencias del catalogo de cuentas de la empresa y Finvex

Uno de los consideraciones que más facilitan el uso de Finvex y las que más preocupan a los usuarios son las diferencias de catalogo de cuentas de entre las de Finvex y el usado en las empresas.

Se pueden presentar 3 tipos de diferencias entre los catálogos de cuentas

1. Diferentes nombres de la misma cuentas.
Aquí en la herramienta de introducción de datos automática desde el formato de Captura Excel o Formato CONTPAQi® solo tendrá que seleccionar con el mouse la cuenta de la columna de datos hacia la columna debajo del nombre similar equivalente y ya, sencillo y muy rápido.

Ejemplo.

Bancos vs efectivo.

Clientes vs cartera

Proveedores vs cuentas por pagar.

2. Agrupaciones de cuentas en una misma cuenta.

Las caratulas de los estados financieros de Finvex y Finplan incluyen las principales cuentas de la contabilidad también llamadas como cuentas activas, las pasivas se podrán agrupar en las cuentas de otros activos u otros pasivos, esto con la finalidad de presentar estados financieros más limpios. Finvex y Finplan contienen las cuentas de vital importancia en la administración financiera de la empresa.

3. Cuentas no existentes en el catálogo de cuentas de Finvex.

En ocasiones las empresas tienen varios cuentas de la misma naturaleza que podrán ser agrupadas vía mouse en el catalogo de cuentas de Finvex.

Ejemplo:

La empresas pueden tener varios impuestos por pagar, aranceles, especiales, multas estos podrán ser agrupados en la cuenta impuestos por pagar, es decir, si se introduce los datos desde un archivo se pueden agrupar varias cuentas de la misma naturaleza en una sola. Sin perder absolutamente nada el poder de análisis de Finvex.

Otro ejemplo, es caja, efectivo y bancos que podrán agruparse o no, sin problemas. Esta es la parte que siempre pudiera presentarse ya que en las empresas los contadores siempre crean cuentas con particularidades especificas sin alterar las cuentas principales del catálogo de cuentas reglamentado en normas contables, para este caso pusimos cuentas aglutinadoras en cada sección del balance general llamadas otros activos circulantes, otros pasivos circulantes, otros activos fijos y otras cuentas de capital.

En el caso de las cuentas de resultados existen las cuentas de otros ingresos y otros gastos que servirán para aglutinar cuentas particulares de cada empresa, sin embargo, para objeto de análisis financieras los reglamen tarios permanecen intactos y las particulares se incluirán en los reportes de análisis financiero.

Ejemplo:

Cuentas por cobrar a empleados puede en ir en otros activos circulantes, así también seguros por cobrar.

En el caso de capital cuentas de revaluación pueden ir en otras cuentas de capital.

¿Qué tipo de análisis hacer?

De todos los reportes el más importante es el de flujo de efectivo, no necesariamente una empresa solvente es rentable, es decir, hay que fijarse que la rentabilidad sea siempre mayor por lo menos al doble de una inversión segura a plazo fijo bancario.

Para que un plan financiero sea efectivo debemos comprobar que:

El Flujo de efectivo siempre positivo

Rentabilidad superior a la bancaria

Poner cambios lógicos y razonables en ventas, costos y plazos de cobro y pago. Esto es, que no puede haber cambios bruscos en ventas ejemplo más de un 20%, sin una razón lógica.

Que los plazos de los créditos sean holgados para evitar contratiempos y presiones por cambios inesperados en las ventas o cobros.

Para el pronóstico de ventas, se recomienda hacer varios escenarios:

Siempre es difícil pronosticar si las ventas van a ir mejor o peor, o si el costo de ventas subirá o bajará. Es por e plusso que se recomienda hacer varias proyecciones con los siguientes puntos.

Ventas bajas, altas y medianas.

Costos altos, bajos o medianos.

Recortes de gastos fijos.

Que el punto de equilibrio sea una meta razonable para su equipo de ventas o si el cambio es grande este plenamente justificado.

Mayores plazos de créditos utilizando la opción reestructura en préstamos nuevos.

Se aclara que cuando se utiliza la opción reestructura se paga el crédito vigente y si sobra se va el dinero restante a capital de trabajo.

Se podrá también reestructurar una parte del crédito vigente y la proyección tendrá dos créditos si existiesen.

Consejos para FinPlan Ver más

¿Cómo puede ayudarme en mi empresa FINPLAN?

FinPlan te ayudara a saber qué cantidad de crédito puedes pagar y a qué plazo.

FinPlan tiene como objetivo que las empresas tengan una herramienta para visualizar varios tipos de decisiones entre las cuales destacan:
*Días de crédito a clientes y su impacto en el flujo de efectivo.
*Diferentes puntos de equibilibrio en ventas.
*Decisión de capital o financiamiento y administración de los inventarios y su impacto en la rentabilidad.

Para planear ventas y saber qué capital se necesitará para alcanzarlas, así como que impacto tendrán en la liquidez de la empresa.

¿Cómo puedo elaborar una estrategia fiscal para mi empresa?

"No puede haber una planeación fiscal sino hay una planeación de utilidades", FinPlan puede visualizar las utilidades en los siguientes 12 meses de una manera correcta considerando los ciclos de ventas de cada empresa.

En la elaboración de escenarios pueden variar las ventas, gastos, así como políticas de inventarios, políticas de cobranza y de plazo de pago a proveedores que permitan tener compras que ayuden a aliviar las cargas de los impuestos sobre la renta sin comprometer el flujo de efectivo

¿Cuáles son los puntos más importantes que debe cubrir un plan financiero?

De todos los reportes el más importante es el de flujo de efectivo, no necesariamente una empresa solvente es rentable, es decir, hay que fijarse que la rentabilidad sea siempre mayor por lo menos al doble de una inversión segura a plazo fijo bancario.

Para que un plan financiero sea efectivo debemos comprobar que:

El Flujo de efectivo sea siempre positivo

Rentabilidad superior a la bancaria

Poner cambios lógicos y razonables en ventas, costos y plazos de cobro y pago. Esto es, que no puede haber cambios bruscos en ventas ejemplo más de un 20%, sin una razón lógica.

Que el punto de equilibrio sea una meta razonable para su equipo de ventas.

Que los plazos de los créditos sean holgados para evitar contratiempos y presiones por cambios inesperados en las ventas o cobros.

Para el pronóstico de ventas, se recomienda hacer varios escenarios:

Siempre es difícil pronosticar si las ventas van a ir mejor o peor, o si el costo de ventas subirá o bajará. Es por eso que se recomienda hacer varias proyecciones con los siguientes puntos.

Ventas bajas, altas y medianas.

Costos altos, bajos o medianos.

Recortes de gastos fijos.

Que el punto de equilibrio sea una meta razonable para su equipo de ventas o si el cambio es grande este plenamente justificado.

Mayores plazos de créditos utilizando la opción reestructura en préstamos nuevos.

Se aclara que cuando se utiliza la opción reestructura se paga el crédito vigente y si sobra se va el dinero restante a capital de trabajo. Se podrá también reestructurar una parte del crédito vigente y la proyección tendrá dos créditos si existiesen.

Diferentes líneas con diferentes margenes

¿Cómo obtener el costo de ventas de varias líneas de producto?

Es normal que las empresas tengan varias líneas de productos con diferentes márgenes de ganancia. Para sacar el costo ponderado de las empresas se deberá saber el margen de ganancias de cada línea, así como, el porcentaje de las ventas totales que tiene cada línea para poder sacar el costo de ventas de la empresa que se necesitará para el plan financiero.


Uno de los principales problemas en las proyecciones es que los comerciantes no saben sacar el costo de venta global de su empresa. En este ejemplo les explicamos cómo calcularlo.


Una tienda de alimentos tiene un margen de costo sobre el precio de venta de:

Alimentos y varios 75%

Refresco 85%

Abarrote 80%

Frutas y verduras 50%


La mezcla de las ventas de la tienda es 30% refrescos, 30% abarrotes, 35% alientos varios y un 5% frutas.
Si sacamos el promedio de cotos de la tienda es 75+85+80+50/4=72 pero no es correcto.

Cálculo

Se multiplica el margen de costo x la mezcla de ventas y se calcula un costo ponderado.

Línea Margen de costo Mezcla de ventas Costo ponderado
 Alimentos 75% 35% 26.25%
 Refresco 85% 30% 25.50%
 Abarrote 80% 30% 24%
 Frutas y verduras 50% 5% 2.5%
 Total 78.25%

Comprobación

Ventas 100,000

Alimentos Refrescos Abarrotes Verdura Total
 Ventas 35,000 30,000 30,000 5,000 100,000
 Costo 26,250 25,500 24,000 2,500 78,250
 Utilidad 8,750 4,500 6,000 2,500 21,750

Como se podrá verificar el costo total es del 78.25% de las ventas, lo que equivale decir que de cada peso que venda la empresa 78.25% es de costo y 21.75% es utilidad.

Como calcular el factor de costo de varias lineas en una empresa industrial

Finplan esta diseñado para una empresa comercial o de servicios, sin embargo se puede aplicar a una industria poniendo la materia prima como costo de ventas, los costos de mano de obra y de producción podrán ponerlos como otros gastos fijos.

Si la empresa es capaz de identificar que porcentaje de mano de obra y gastos fijos tiene cada linea o producto se recomienda utilizar Finplan industrial, esto le permitira controlar los inventarios de materia prima, producto en proceso y producto terminado.


Imagínate que tienes una línea de producción con 3 productos de la misma materia prima pero con varias presentaciones por diferente precio y color , sabor o por diferentes tamaño o peso. La mezcla de ventas es el porcentaje de ventas de cada producto.


 Precio por gramo de materia prima   0.35  
 Empaque de 50   2  
 Empaque de 100   3  
 Empaque de 500   4  

Precios unitarios Mezcla
 Polvo para hornear Gramos Precio Ventas Costo Unitario Costo Unitario
 Presentación   50   40   50%   19.50   49%
 Presentación   100   65   35%   38.00   58%
 Presentación   500   300   15%   179.00   60%
 Totales      405   100%   236.50   

Para sacar el costo de materia prima y precio de la línea


 Ventas   X  Margen de costo  Costo real en %
50% 48.75% 24.38%
35% 58.46% 20.46%
15% 59.67% 8.95%
Costo real total    53.79%

Muchas veces ponen la media aritmetica de los costos que seria 49+58+60/3=55.66 dato errado.
Por cada 1% de suban o bajen las ventas, el costo de la materia prima subira o bajara un 53.79% con la misma mezcla de ventas.

Comprobación

Ventas 100,000


  Presentación  50 (costo 49%)  100 (costo 58%)  500 (costo 69%)   Total  
  Mezcla 50% 35% 15% 100%
  Ventas 50,000 35,000 15,000 100,000
  Costo 24,375 20,462 8,950 53,787
  Utilidad 25,625 14,538 6,050 46,213
  Unidades 1,250 538 50 1,838

Consejos para Finplan Industrial Ver más

Para agrupar varios productos en una sola linea de producción en lotes

Normalmente las fabricas tienen varios tipos o lineas de productos y cada linea puede tener varios productos. La diferencia de los productos son : tamaño de presentación, diferentes sabores o diferentes acabados pero la base de la materia prima siempre es similar. Para poder usar Finplan Industrial se pueden agrupar varios productos en una sola linea, tomando en cuenta sus margenes y su mezcla de ventas.


Uno de los problemas para empezar la proyeccion de una empresa industrial es cuando tienes varias lineas y cada una con varios productos y no sabes que precio ponerle a cada linea que tiene varios productos y margenes.
No tomar los costos de mano de obra y gastos indirectos de fabricación (gif), finplan indsutrial tiene una seccion para estos datos.
Se tiene que saber que mezcla de ventas de cada producto.
Para agrupar varios productos en una linea:
1.-Para poner un precio: se suman todos los precios de los productos.
2.-Para poner el costo: se calcula costo de materia prima por lote respetando la mezcla de ventas.


Imagínate que tienes una línea de producción con 3 productos de la misma materia prima pero con varias presentaciones por diferente precio y color , sabor o por diferentes tamaño o peso. La mezcla de ventas es el porcentaje de ventas de cada producto.


 Precio por gramo de materias prima   0.35  
 Costo por empaque de 50   $2  
 Costo por empaque de 100   $3  
 Costo por empaque de 500   $4  

Precios unitarios Mezcla
 Polvo para hornear Gramos Precio Ventas Costo Unitario Costo Unitario
 Presentación   50   40   50%   19.50   49%
 Presentación   100   65   35%   38.00   58%
 Presentación   500   300   15%   179.00   60%
 Totales      405   100%   236.50   

Para sacar el costo de materia prima y precio de la línea


 Ventas   X  Margen de costo  Costo real en %
50% 48.75% 24.38%
35% 58.46% 20.46%
15% 59.67% 8.95%
Costo real total    53.79%

Muchas veces ponen la media aritmetica de los costos que seria 49+58+60/3=55.66 dato errado.
Por cada 1% de suban o bajen las ventas, el costo de la materia prima subira o bajara un 53.79% con la misma mezcla de ventas.

Comprobación

Ventas 100,000


  Presentación  50 (costo 49%)  100 (costo 58%)  500 (costo 69%)   Total  
  Mezcla 50% 35% 15% 100%
  Ventas 50,000 35,000 15,000 100,000
  Costo 24,375 20,462 8,950 53,787
  Utilidad 25,625 14,538 6,050 46,213
  Unidades 1,250 538 50 1,838

Agrupación por lotes

Ventas totales estimadas: 100,000.00


 Composición del lote Presentación 50 Presentación 100 Presentación 500
 Precio 405.00 40.00 65.00 300.00
 Ventas x linea (mezcla) 203.00 142.00 61.00
 Unidades por lote 5.06 2.18 0.20
 Unidades totales 1,250.00 538.00 50.00

Costo por lote 217.84

Comprobación

 Ventas 100,000.00
 Costo 53,787.00
 Porcentaje de Costo 53.79%
 Utilidad 46,213.00